Instruktion för valberedningen för val av styrelse, revisorer och valberedning inom SmåA

Fastställd av föreningsstämman år 2009.

Valberedningen

En fungerande valberedning är grunden för en bra och framgångsrik förening.

Valberedningen har ett stort ansvar. Valberedningen skall löpande under året följa styrelsens och revisorernas arbete och vara uppmärksam på vilka presumtiva styrelse- respektive revisorskandidater som finns i SmåA.

Valberedningen skall inför stämman, med enbart SmåA:s bästa i åtanke, kritiskt granska de enskilda styrelseledamöternas och revisorernas arbete och engagemang.

Valberedningen skall föreslå förändringar i styrelsens och revisorernas sammansättning när så påkallas.

Förslaget som presenteras för stämman skall vara den bästa möjliga styrelsen och revisorer för kassan och dess verksamhet.

Föreslagen styrelse skall ha en för kassan allsidig sammansättning och valberedningen bör beakta könsfördelning 40-60 % av vardera könet, etniskt ursprung samt åldersgränsen sextiofem (65) år.

Valberedningen skall inför stämman lämna förslag om års-, sammanträdes- och konferensarvode samt kostnadsersättning och traktamente för medlem, ombud och förtroendevalda.

Formalia

Valberedningen väljs på ordinarie stämma med beaktande av åldersgränsen sextiofem (65) år. Den bör bestå av representanter från hela landet. Valberedningen består av fyra förtroendevalda ledamöter.

Om ledamot i valberedningen blir nominerad till förtroendepost i styrelsen eller som revisor skall denne inte vara delaktig i valberedningens fortsatta arbete.

Valberedningen skall, med tanke på att den har ett av kassans viktigaste uppdrag, använda hela perioden mellan stämmorna till sitt arbete.

Valberedningen har tystnadsplikt angående uppgifter de får vetskap om i sin egenskap av valberedning.

Arbetsformer

Efter stämman skall valberedningen:

• Analysera den senaste valberedningens arbete fram till och med valen på stämman.
   
• Lägga upp en strategi/arbetsplan för sitt arbete.

I arbetsplanen bör valberedningen se över vilken kompetens som erfordras i styrelsen och bland revisorerna och vilka arbetsområden/uppgifter styrelsen och styrelsegrupperna samt revisorerna har.

Under mandatperioden skall valberedningen:

• Erhålla och läsa samtliga styrelseprotokoll.
   
• Följa styrelseverksamheten och verksamhetsplaner.
   
• Göra intervjuer/avstämningar med styrelseledamöter och revisorer.
   
• Bilda sig en uppfattning om hur nuvarande styrelse och revisorer arbetar och fungerar tillsammans.
   
• Se vilken kompetens som finns och vilken som behöver förstärkas.
   
• Följa ledamöternas närvaro och intresse/aktivitet i styrelse- och revisorsarbetet.
   
• Hålla kontakt med valkretsarna.
   
• Undersöka om de personer som står i tur att avgå kandiderar för omval, alternativt nyval på annan funktion.
   
• Eventuellt delta på något styrelsemöte.

I god tid före stämman skall valberedningen:

• Göra en förteckning över nuvarande styrelsens och revisorernas sammansättning.
   
• Notera vilka som är intresserade av omval och vilka som avböjer omval.
   
• Bilda sig en uppfattning om de kandidater som medlemmarna nominerat.
   
• Bilda sig en uppfattning om arvodes- och ersättningsbeloppen dels borgar för den bästa möjliga styrelsen och revisorer, dels är skäliga för kassan och dess verksamhet.

Förslagsprocessen

Valberedningens uppgift är att föreslå lämpliga kandidater till styrelsen och revisorer som stämman skall välja och arvodes- och ersättningsbelopp. Valberedningen äger rätt att inkomma med egna förslag.

I december året innan stämmoåret, tillfrågas samtliga förtroendevalda som står i tur att avgå av valberedningens ordförande, om de står till förfogande för omval. De förtroendevalda skall svara senast den 31 januari.

Innan valberedningen beslutar om vem de har för avsikt att nominera skall de samtala med dessa personer för att informera om vad uppdraget innebär och undersöka att personen har tid och intresse.

När valberedningen beslutat vilka man kommer att nominera på valbar plats och om förslag till arvodes- och ersättningsbelopp skall stämmoombuden få valberedningens förslag tillsammans med stämmohandlingarna.

Förslag till utseende av ny valberedning

Valberedningens ordförande skall inför stämman, med enbart SmåA:s bästa i åtanke, kritiskt granska valberedningens enskilda ledamöters arbete och engagemang samt föreslå förändringar i valberedningens sammansättning när så påkallas.

Förslaget som presenteras för stämman skall vara den bästa möjliga valberedningen för kassan och dess verksamhet.

Innan ordföranden beslutar om vem denne har för avsikt att nominera till ledamot av valberedningen skall ordföranden samtala med dessa personer för att informera om vad uppdraget innebär och undersöka att personen har tid och intresse.

När ordföranden beslutat vilka som kommer att nomineras till ledamot av valberedningen skall stämmoombuden få ordförandens förslag tillsammans med stämmohandlingarna.

Valberedningens skyldigheter vid stämma

Valberedningens ordförande skall närvara vid stämman och lämna förslag till stämmoordförande samt justeringsmän tillika rösträknare och redogöra för valberedningens förslag.

Valberedningens ordförande skall vid stämman även redogöra för föreslagen valberedning.